NÊN THUÊ HAY MUA MÁY PHOTOCOPY VĂN PHÒNG?
Đối với các doanh nghiệp có nhu ầu in ấn và sao chép nhiều, số lượng nhân sự lớn, sẽ cần có một chiếc máy photo màu ricoh hoặc đen trắng đa chức năng. Những thiết bị này có nhiều loại và rất đa dạng và nhiều cấu hình khác nhau.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đó có thể là một khoản ngân sách lớn. Và khoản đầu tư đó thậm chí chưa bao gồm chi phí vận hành của thiết bị như mực, linh kiện, bảo trì và sửa chữa…
Mức giá cao và chi phí bảo trì sửa chữa phát sinh liên tục là điểm mấu chốt để các doanh nghiệp cân nhắc việc sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy, hay còn được gọi là dịch vụ quản lý bản chụp, một dịch vụ cung cấp một gói sản phẩm bao gồm thiết bị – máy photocopy, máy in đa năng và các dịch vụ liên quan đi kèm theo.
Trong suốt thập kỷ qua, ý tưởng cho thuê đã được cải tiến thành một định nghĩa cao hơn: Dịch vụ quản lý bản chụp trọn gói. Dịch vụ này không chỉ là cho thuê thiết bị. Chi phí thuê còn bao gồm cả chi phí mực, bảo trì, sửa chữa, và thậm chí cả giấy in để các doanh nghiệp có được một dịch vụ trọn gói.
Dịch vụ thuê máy photocopy
+ Thuê máy photocopy mới 100%
Đây là hình thức phổ biến ở các doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp lớn đòi hỏi thiết bị hoạt động cực ổn định, có công nghệ quản lý mới nhất, áp dụng cho một hệ thống nhiều phòng ban, đòi hỏi bảo mật ở mức độ cực cao. Hình thức này tất nhiên, cần phải có nguồn ngân sách lớn, và khách hàng cần ký hợp đồng thuê thiết bị có thời hạn từ 36 tháng tới 60 tháng.
Ưu điểm: Thiết bị hoạt động ổn định, trục trặc trong 2 năm đầu tiên sử dụng rất ít, áp dụng các công nghệ tiên tiến nhất, kết nối thiết bị với cloud, đa phòng ban, bảo mật thiết bị cực cao, quản lý chi tiết. Biết và kiểm soát được chi phí hàng tháng.
Nhược điểm: Giá quá cao, hợp đồng 36 – 60 tháng là một trở ngại với các đơn vị có nhu cầu thuê ngắn hạn hơn, không thay đổi thiết bị trong quá trình thuê được.
+ Thuê máy photocopy đã qua sử dụng
Hình thức phù hợp với đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ưu điểm của hình thức này là chi phí thấp, tiết kiệm tới hơn 50% so với thuê máy mới, thời hạn thuê cam kết tối thiểu chỉ từ 1 tháng trở lên.
Ưu điểm: Giá phù hợp với mọi đối tượng doanh nghiệp. Thiết bị có tốc độ cao, đầy đủ tất cả các chức năng, có thể thay đổi thiết bị khác trong quá trình sử dụng nếu thiết bị không đáp ứng được nhu cầu hoặc trục trặc nhiều. Kiểm soát được chi tiết chi phí hàng tháng.
Nhược điểm: Ứng dụng công nghệ mới sẽ ko như thiết bị mới, kết nối gói gọn trong văn phòng hoặc toà nhà.
Mua máy photocopy
+ Mua máy photocopy mới 100%
Doanh nghiệp phải bỏ một khoản tiền lớn để đầu tư thiết bị. Trong quá trình sử dụng, khách hàng sẽ cần ký hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng sản phẩm với một đơn vị uy tín để đảm bảo thiết bị hoạt động tốt, và mua mực, chi trả chi phí sửa chữa, hỏng hóc phát sinh trong quá trình sử dụng.
Ưu điểm: Khách hàng sở hữu tài sản vĩnh viễn và có thể làm gì tuỳ thích với tài sản của mình. Phù hợp với những khách hàng có lượng sao chụp cực ít, dưới 1.000 trang in/tháng. Chế độ bảo hành tối thiểu 1 năm của đơn vị phân phối hoặc nhà sản xuất, rất an toàn.
Nhược điểm: Cần có người quản lý thiết bị, không thể thay đổi thiết bị khi đã mua, kể cả khi thiết bị không còn phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế. Khó kiểm soát chi phí sửa chữa và thay thế vật tư linh kiện trong quá trình sử dụng.
+ Mua máy photocopy đã qua sử dụng
Cũng tương tự như mua máy photocopy mới, nhưng số tiền bỏ ra thấp hơn nhiều. Tuy nhiên hình thức này mang nhiều rủi ro vì sản phẩm đã qua sử dụng, không có chứng từ chứng minh chất lượng cũng như nguồn gốc của sản phẩm.
Ưu điểm: Giá rẻ.
Nhược điểm: Rủi ro về chất lượng sản phẩm, cần có người quản lý thiết bị, khó kiểm soát chi phí sửa chữa và thay thế vật tư linh kiện trong quá trình sử dụng. Chế độ bảo hành và thời gian bảo hành phụ thuộc vào uy tín của đơn vị cung cấp.
Siêu Thanh hy vọng với sự chia sẽ chi tiết trên các bạn sẽ có thể chọn lựa cho mình một chiếc máy photocopy phù hợp với nhu cầu của mình.
